Evernote: Smarte Selbstorganisation mit Aufgaben

Nachdem ich meine Aufgaben jahrelang mit Todoist (später erweitert durch Apple Notizen) gepflegt habe, hat mich ein neues Feature zu einem alten Bekannten zurückgebracht. Seit Juni 2021 bietet Evernote nämlich eine echte Aufgabenfunktion.

Ich nutze seit jeher Apps, um anstehende Aufgaben zu tracken und zu verwalten. Und ähnlich wie die das Thema Feed Reader ist auch die Selbstorganisation mit Apps eine (fast) never-ending Story bei mir. Mit dem Urgestein Evernote habe ich 2011 erste Erfahrungen gesammelt, danach folgten Ausflüge zu Google Keep (in Deutschland Google Notizen) und schließlich Todoist, das mir bis vor Kurzem gute Dienste leistete.

Meine Anforderungen an eine Notizen-App sind knapp, aber obligatorisch:

  1. Synchronisierung über mehrere Devices hinweg.
  2. Schnelligkeit: Ich muss Aufgaben schnell hinzufügen können, am Desktop über globale Keyboard Shortcuts.
  3. Übersichtlichkeit: Ich brauche eine Übersicht über alle anstehenden Aufgaben, bestenfalls mehrere Ansichten für ganze Tage oder fortlaufend.

Vorteile von Todoist

Todoist ist eine Aufgabenverwaltungs-App, die all diese Anforderungen mit Bravour erfüllt. Nicht nur lässt sich der globale Shortcut zum Anlegen selbst bestimmen, beim Eintippen der Aufgabe erkennt die App auch Hotwords: Datumsangaben wie 19.7. oder Montag fügen der Aufgabe ein Fälligkeitsdatum hinzu und Tags wie #privat oder #arbeit ordnen die Aufgabe einem Projekt zu.

Wenn nun Projekte komplexer werden und mehrere Aufgaben in ein Projekt fallen, dann kann man das in Todoist so abbilden, dass man die Projekte feingranulärer wählt, also eben nicht #arbeit, sondern #website oder #printanzeige. Diese Projekte kann man außerdem mit einfachen Kommentaren versehen.

Vorteile von Evernote

Evernote ist im Kern eine App für die Verwaltung von Notizen. Was mich früher von Evernote abgeschreckt hat, ist die Vielzahl von Möglichkeiten, mit denen man den Inhalt einer Notiz gestalten kann – neben Bullet Points, Aufzählungen und Tabellen lassen sich Sprachnotizen, Skizzen und Website-Clippings einfügen.

Außerdem waren auch Checkboxen als eine Art einfacher Ersatz für Todo-Listen möglich, allerdings ohne eigenes Fälligkeitsdatum oder andere Annehmlichkeiten.

Die Aufgaben, die nun seit Juni in einer Testphase allen Anwender:innen zur Verfügung stehen (und just heute offiziell veröffentlicht wurden), rüsten aber genau das nach: In jeder Notiz kann man eigene Todos mit eigenen Fälligkeitsdaten und Remindern hinterlegen. Diese lassen sich außerdem in einer eigenen Übersicht – geordnet nach ihrer Eltern-Notiz oder ihrem Fälligkeitsdatum.

So ergibt sich die Möglichkeit, Projekte nicht nur umfassend zu dokumentieren, sondern auch jedem Projekt eine Liste von Aufgaben hinzuzufügen. Best of both worlds sozusagen.

Auch essenzielle Features wie das schnelle Anlegen einer Notiz per globalem Shortcut (also von jeder Stelle des Betriebssystems aus, ohne dass die Evernote-App im Vordergrund ist) sind möglich.

Das Aufgaben-Feature selbst ist allerdings noch ausbaufähig: Hotwords für Fälligkeitsdaten gibt es leider nicht und auch für das schnelle Erstellen von Aufgaben ohne Eltern-Notiz fehlt der globale Shortcut. Bleibt zu hoffen, dass Evernote hier nachrüstet.

Seit heute nun steht Evernote Aufgaben nebst neuem Preismodell offiziell zur Verfügung. Während in der kostenlosen Variante nach wie vor die Möglichkeit besteht, Notizen Aufgaben hinzuzufügen, ist die Aufgabenübersicht nach Notizen oder Fälligkeitsdatum nurmehr mit dem Personal-Abonnement ab 5 Euro (bei jährlicher Abrechnung) verfügbar. Natürlich zahlt man nicht nur für dieses Feature, sondern bekommt obendrein mehr Speicherplatz sowie den Sync über mehr als 2 Geräte hinweg (und mehr).

Weitere Tipps zur smarten Selbstorganisation

Vor kurzen habe ich mit meiner Kollegin Anna-Lena in einem Instagram-Live-Interview über das Thema Selbstorganisation gesprochen. Neben der Organisation mit Apps geht es darum vor allem auch um effiziente Arbeitstechniken und Deepwork. Schaut doch mal rein!

Welche Tools nutzt ihr, um euch privat und bei der Arbeit zu organisieren? Seid ihr eher der Typ Zettelwirtschaft oder eher digital unterwegs? Oder kombiniert ihr beides für maximale Effizienz? Ich freue mich auf Tipps in den Kommentaren!

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